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受付をお願いしたいけれど、どうすれば良いの？
結婚式では、ゲストに役割をお願いすることがあります。そんな時疑問に感じるのが、依頼の仕方やお礼について。今回は新郎新婦に代わって、おもてなしの役割を担う「受付」の頼み方について解説いたします！
受付の仕事内容
・ゲストのお迎え
・芳名帳への記帳
・ご祝儀を受け取る
・お金の管理
・ゲストに席次表・席札を渡す
・会場の案内 など
受付係は、来てくれたゲストをいちばん始めにお迎えする、大切な役割です。新郎新婦に代わって、おもてなしをしてもらうため、笑顔が素敵な人や、さわやかで清潔感のある社交的な方にお任せしたいところ。仕事内容をふまえて、依頼できるといいですね。
まずは誰に依頼するのか候補を決めよう
人数について
まずは誰に依頼をしたいのか、候補を出しましょう。候補は、断られることも想定して、実際に頼む人数よりも少し多く想定しておきます。
一般的に受付は、新郎新婦で2～4人に依頼をします。新郎新婦の両家で、1～2名ずつが一般的ですが、会場の規模によっても増減します。
また、受付の人数を決める時は、その人の負担が大きくならないように、余裕を持った人数にします。他にも、男性に頼むのであれば新郎から、女性に頼むのであれば新婦からとするのがスムーズです。
受付にはこんな人が適任
・気心が知れている友人
・責任感が強く、信頼できる人
・愛想が良い人（物腰が柔らかく、明るい人など）
・時間を守れる人
・気が利く人
・両親を知っているなど、親族と面識がある人 など
受付は、ゲストのおもてなしをする大切な役割。ご祝儀を預かったり、お車代を渡したりするので、お金を扱う役割も発生します。そのため責任感が強く、信頼がおける方が適任です。式場によっては、ご祝儀を入れる金庫がありますが、無い場合は両家の親に預けるところもあります。そのため、両親と面識があれば、なお良いでしょう。
項目に当てはまるけれど、依頼をすべきでない場合もあります…
・小さな子どもがいる人（妊娠している人）
・遠方の方
・目上の方
受付は、他のゲストよりも早めに来て仕事を担当します。そのため、遠方の方への依頼は控えましょう。また仕事内容は席次を渡したり、出席のチェックを行ったりなど細かい仕事があります。長時間立って仕事をすることもあるので、小さな子どもがいる方や妊娠中の方への依頼も避けましょう。目上の方にも依頼しない方が良いです。相手の状況、立場に応じてお願いしましょう。
依頼をする適切な時期は？
依頼時期は、挙式1ケ月前でも良いという人もいますが、人選が決まり次第、連絡をした方が良いです。招待状を挙式2~3ケ月前に送るのであれば、招待状を送る前には依頼しておくのが理想的です。
早めに依頼をする理由は、2つあります。まず、仕事を負担してもらうので、早めに知らせて了承を得ることがマナーだからです。次に、場合によっては断られてしまう場合があるからです。その場合は、次の候補に依頼をしなければなりません。そのため、時間の余裕がないと、直前まで探さなければならなくなるからです。
依頼の仕方、基本ルール＆マナー
仕事内容や役割は事前に伝える
依頼は基本的に直接会って、口頭で伝えます。気心の知れた友人であれば、直接会ってお願いするのは難しくないと思います。しかし、どうしても相手のスケジュールなどの理由から、会うことが難しいことがあるかもしれません。その場合は、電話でお願いしましょう。電話で依頼し、了承を得た際には、そのまま電話でお礼を伝え、顔を合わせた時にもう一度、お礼を伝えるのがマナーです。
また仕事内容や役割の割り振りは、事前に伝えておきましょう。打ち合わせができるのであれば理想的です。
ちなみにメールでお願いするのは…
メールでお願いするのは、基本的にやめましょう。マナーが良くありませんし、役割の詳細などをメールで伝えても、きちんと相手に伝わるとは限らないからです。
また、あなたが受付依頼を受ける立場と考えてみてください。メールで依頼されたら、少しだけ寂しい気持ちになりませんか？結婚式における受付の役割は重大ですし、相手の負担になることもあります。そのためにも依頼する際は、直接会って伝えましょう。
お礼やお車代について
受付をしてくれた方への謝礼は、一般的に3,000円～5,000円程。気持ちで少し多めに包んでも問題ありません。受付が始まる前に、依頼主の親から渡すのがマナーです。
謝礼は基本的に新札を使い、1万円以上になる時は祝儀袋に入れて渡します。受付の謝礼の場合は1万円以下なので、基本的にポチ袋で大丈夫です。
頼める人がいない…そんな時は
親しい友人が遠方にいる、友人の都合が悪いなど、頼める人がいないという場合もあるかもしれません。その場合は、親族や親戚に依頼をしましょう。できれば快諾してもらえる人に頼みたいところですが、無理を言って頼む場合は謝礼を多めに包みましょう。
式場スタッフに頼むという方法は、断られることが多いです。ただ中には有料や、条件付きで引き受けてもらえる式場もあります。
こんなことを気遣えると印象アップ
イスやテーブルの準備
受付は立ちっぱなしの仕事をお願いすることになるので、合間に座れるイスを準備しておくと親切です。荷物を置けるスペース、テーブルなど用意できるとさらに親切です。
ご祝儀受け渡しのタイミング
また受付経験者の多くが、「ご祝儀受け渡しのタイミング」に困ったことがあるようです。集めてもらったご祝儀を、受け取るタイミングが事前にわかるのであれば、伝えておければ親切です。
事前に細かな部分の了承も
当日は挙式の15～30分前には来てもらうことや、ブーケトスやフラワーシャワーなど、プログラム内容によっては参加できないセレモニーがあることなどを事前に伝えて、了承を得ておきましょう。
ありがとうの気持ちをしっかり伝えましょう
今回ご紹介したルールや気配りができていれば、あとはそれほど気負いすることはありません。「受付をやってくれてありがとう！」という感謝の素直な気持ちを、できれば当日、難しければ後日にでも、必ず伝えましょう。
マナーやポイントをきちんと知って、あなたの結婚式の顔となる素敵な方を見つけて下さいね。